従業員による横領が発覚した後の対処方法

1 従業員による横領・背任が発覚する経緯とは?

 従業員による横領や背任は、意外に多く発生しています。「背任」というと分かりにくいかもしれませんが、よくあるのは、会社として売上を計上すべきなのに、従業員個人の売上として処理するなどがあります。 発覚する契機は、様々ですが、①他の従業員からの派手な生活をしているという報告と②税務調査が大半を占める印象があります。

2 発覚した場合の対処(対従業員)

 横領・背任が発覚した場合には、当該従業員に損害賠償請求をすることになります。②の税務調査を契機として発覚した場合には、比較的証拠収集しやすいですが(税務署が国家権限で収集しているので)、そうでない場合には、領収証などの裏どり、売掛先へのアンケート調査などにより証拠収集していくことになります。そして、証拠収集している間は、当該従業員に対しては自宅待機させておく必要があります(口裏合わせなどの証拠隠滅を防止するため)。 そのうえで、当該従業員から事情聴取し、情状により 証拠の有無に応じて戒告、減給、諭旨解雇や懲戒解雇と選択し、あわせて損害賠償について公正証書化するか否か、刑事告訴するか否か(他の従業員へのアナウンス効果と当該従業員からの回収可能性を天秤にかけて判断することになります)を検討することになります。 この一連の流れは、弁護士と相談しながら、証拠を収集し、証拠の信用性評価を逐次検討しながら、次のアクションを決めていくという流れになりますので、弁護士と緊密に連携する必要があります。

3 発覚した場合の対処(損害賠償請求権の貸倒処理の時期)

 横領等が発覚した場合、横領に係る金額について修正経理し、横領や背任に係る損害賠償請求権の金額を計上することになります。そして、損害賠償請求権を貸倒処理するかは、法人税法基本通達に則って、相手方の視力の有無などから判定されますので、安易に貸倒処理しないように注意する必要があり、弁護士・税理士と連携・相談しながら進める必要があります。 また、横領・背任の発覚が、税務調査の場合には、横領・背任した者が高位の役職者であればあるほど会社の行為と同視されて重加算税が賦課される可能性が高くなります。そのため、税務調査の過程で発覚した場合には、重加算税の要件について税務署の調査官と主張をかわす必要があります。

4 一番の対処法は予防につきます!!

 上記は、横領・背任が発覚した場合の事後的な対処方法です。 しかし、一番は、予防することにつき、経理面ではダブルチェック体制、例えば、銀行印の管理者と支払伝票の起票をする人を別にする、通帳について毎月1回など定期的にチェックする体制をとる、仕入に対応する売上が計上されているかなどの監査するなどの体制をとるのが一番です(事務コストは発生しますが、長期間にわたり横領されている事案などを見ていると、結果的に一番安上がりです)。 また、いざ、調査するという場面や懲戒処分する場面になっても、就業規則に書いていないため、どう手続きを進め、処分したらよいかわからないという例も散見されますので、就業規則を作りこんでおく必要があります。

5 お困りの場合にはたちばな総合法律事務所へ

 従業員の横領・背任が疑われる、でもどう手続きを進めたらよいかわからないという方は、是非たちばな総合法律事務所へご相談ください(初回30分無料)。法務面と税務面の両面から助言いたします。 ご相談は、https://law-tachibana.sakura.ne.jp/law-tachibana.jp/contact/ 又は06-6770-7212にてご予約いただき、お気軽にご相談ください。

6 もし顧問弁護士作成の訴状や債務弁済契約書の遅延損害利率が年5%であれば

 顧問弁護士がいらっしゃり、横領・背任で当該従業員に対して損害賠償請求について、裁判する、又は債務弁済契約書を書かせるということになると思われます。 しかし、その書面の中での遅延損害金の年利率が5%であれば、横領・背任事案について詳しくない可能性があります(なお、あえて「5%」で訴状を作成する場合もあります)。その場合には、セカンドオピニオンで他の弁護士に相談されることをお勧めします。

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