いつ・何を・どの手順で？マイナンバー対応のスケジュールと検討事項

(1) 具体的な収集時期と前倒しでの対応時期

社会保険関係

「社会保険料の定時決定」のため７月に４～６月の平均給与を報告することから、遅くとも平成２８年６月までに収集する必要がある。

税金関係

平成２８年１月以降に退職者がいる場合には、その都度収集しなければならない。なお、年末調整でマイナンバーが必要なのは、平成２８年分なので、平成２８年末までに収集する必要があるが、実際には番号取得や本人確認、不備があった場合の再確認作業を考えると早急に取得する必要がある。

システム・従業員への周知、管理規定の対応

しかし、収集した個人マイナンバーは、適正に管理する必要があるので、基本方針や規程を整備し、情報システムを改修し、従業員へ教育する必要がありますので、その時間を考えると、平成２７年秋から対応をする必要があり、平成２８年６月以降では、本人確認の手間などを考えると人員不足となる可能性があります。

(2) 検討事項、必要業務の洗い出し

マイナンバー制度への対応としては、Ⅰ対応業務の洗い出し、Ⅱ対処方針の検討、Ⅲマイナンバー収集対応者への周知、Ⅳ関連システム改修（自社でシステムを構築している場合）、Ⅴ委託先・再委託先の監督、Ⅵその他に分けて考えるとよいでしょう（日本経団連）。
また、基本方針及び取扱規程等を整備する必要があります（従業員１００人未満の会社は基本方針の策定等は不要とされていますが、何らの方針や規程がないときちんと管理していなかったと事実上推認されて賠償リスクが高まることを考慮すると策定しておいたほうが無難でしょう。）。

Ⅰ：対応業務の洗い出し

具体的には、①給与所得の源泉徴収票（所得税法第226条第１項、退職金について同２項）、②支払調書等の税務関係書類（同法第225条１項３号）、③健康保険・厚生年金保険関係、④雇用保険関係などマイナンバーの記載が必要な書類を確認することになります。

Ⅱ:対処方針の検討

対処方針の検討については、①社内規定の見直し、②担当部門・担当者の明確化、③マイナンバー確認方法の検討、④安全管理措置の検討が必要となります。
具体的には、①給与所得の源泉徴収票（所得税法第226条第１項、退職金について同２項）、②支払調書等の税務関係書類（同法第225条１項３号）、③健康保険・厚生年金保険関係、④雇用保険関係など「帳簿の洗い出し」をしたうえで、「業務管理規則」でどの段階で番号を取得し、どの帳票に記載するか確認し、①社内規定の見直し、②担当部門・担当者の明確化、③マイナンバー確認方法の検討、④担当者への研修教育、⑤全従業員に対する研修などによる周知が必要となります。

Ⅲ：マイナンバー収集対応者への周知

マイナンバー収集対応者とは、①従業員、アルバイト、②その扶養家族、③講師謝礼などの報酬支払先、④不動産使用料の支払先（同法第225条１項９号）、⑤配当の支払先（同法第225条１項２号）などがあります。そして、⑥マイナンバー収集までのスケジュールの提示や教育研修も必要となります。

Ⅳ：関連システム改修

関連システム改修としては、人事給与システムや健康保険組合システムの対応が必要となります。

Ⅴ：委託先・再委託先の監督

委託先・再委託先の監督としては、委託先の選定、必要適切な監督を行うための契約内容の改定が必要となります。

このコラムを書いた弁護士

弁護士　橘高和芳（きったか かずよし）

大阪弁護士会所属 52期／登録番号：27404
近畿税理士会所属 税理士／登録番号：130995

弁護士紹介はこちら >