介護事業者とマイナンバー～利用者のマイナンバーを取得する際の注意点～

１　利用者（お客様）のマイナンバーの取得の際の注意点

マイナンバーを取得する際には、①マイナンバー自体の確認、②本人確認の２つが必要となります。
しかし、利用者（お客様）がご高齢であることから、集めやすく、また、ご高齢の方でもわかるように資料のリストを渡す必要があります。

２　必要書類のおさらい

⑴　利用者（お客様）が個人番号カードをお持ちの場合

　個人番号カード１枚で、①マイナンバーの確認と②本人確認の両方で済みます。　もっとも、利用者がご高齢であることを考えると、写真撮影の手間、市役所に１度で向かないといけないこと、そして暗証番号を４つ用意しないといけないことからすると、個人番号カードの申請までされる利用者は数としては少ないと思います。

⑵　利用者（お客様）が個人番号カードをお持ちでない場合

　マイナンバー自体の確認と本人確認書類が必要となります。マイナンバー自体の確認としては、通知カードやマイナンバーの記載がある住民票があります。
本人確認書類としては、写真付き身分証明書（例：運転免許証、パスポートなど）１通か、保険証、印鑑証明書、住民票、公共料金の領収証を２種以上となります。

⑶　利用者にお願いする必要書類の組み合わせは？

　そうすると、必要書類としては、①通知カードと写真付き身分証、②通知カードと保険証と公共料金の領収証、③通知カードと保険証と住民票（この場合はマイナンバーの記載は不要）、④マイナンバーの記載のある住民票と保険証（又は公共料金の領収証）などに分類できます。

３　利用者への説明の仕方

　説明としては、市役所へ提出するのにどうしてもマイナンバーを記載することを説明することになります。

４　利用者ごとの必要書類の提出依頼のパターン

　必要書類のパターンとしては、独居の利用者の方の場合には、一番収集がしやすいパターンは②（通知カードと保険証と公共料金の領収証）と考えられますし、ご家族と同居されている利用者の場合には、①（通知カードと写真付き身分証）や③（通知カードと保険証と住民票）のパターンが説明しやすいと思われます。

５　コピー（又はデジカメ撮影など電子データ）を取るべき

コピーを取ると、確かにコピーした書類の紛失・盗難のリスクが発生します。 また、どの書類を確認したかというチェックリスト方式もありますが、従業員の変動が予想される場合には、きちんとチェックリストに記入されない可能性が高いと思われます。
介護事業の場合、利用者の本人確認などをきちんと行ったことの証明は、事業者側が行う必要がありますし、監査の際にも説明がしやすいと思われます。
したがって、上記３の必要書類は、コピー（又は電子データ）を取るべきでしょう。

　６　必要書類のお願い文書

　必要書類についてのお願いに関する文書については、利用者の属性等によりますので、迷われた場合には当事務所まで、件名を「必要書類お願い文書」と書いていただき、名称、住所、担当者名、電話番号をメール本文に明記して、info@law-tachibana.jpまでお送りください。

このコラムを書いた弁護士

弁護士　橘高和芳（きったか かずよし）

大阪弁護士会所属 52期／登録番号：27404
近畿税理士会所属 税理士／登録番号：130995

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