マイナンバーの取扱担当者・取扱方法の再確認

１　誰が取扱うかの再確認

　マイナンバーの通知カードが徐々に届きだしておりますが、まだ、マイナンバー対策をどうしたらよいかわからない会社も沢山いらっしゃるようです。今回は取扱担当者・取扱方法について再確認等いたします。
まずは、責任者（管理者。社長自身か、経理や総務担当の役員・部長となることが多いようです）と担当者（マイナンバーを実際に扱う社員）を決める必要があります。
システム運用部門から担当者や責任者を出す会社もありますが、誰が適当かわからない場合には、源泉徴収事務や社会保険事務を行う経理職員を担当者とし、その上司となる役員を責任者とするのが無難でしょう。

２　どこに保管するかの確認

　また、マイナンバーについて、紙ベースで保管するのか、データで保管するのかを保管場所・保管方法を確認する必要があります。
紙ベースの場合には、鍵付きの書庫に保管すること、鍵の保管者は責任者と担当者とすること、鍵の保管場所も決めておく必要があります。
データで保存する場合には、例えばＵＳＢメモリで保存する場合には、やはり鍵付きの書庫に保管すること、鍵の保管者は責任者と担当者とすること、鍵の保管場所も決めておく必要があります。パソコンのハードディスクで保存する場合には、スタンドアローンのパソコンで保存するのか、ネットでつながった特定のパソコンのハードディスクに保存するか決める必要があります。
スタンドアローンのパソコンに保管する場合には、パスワード設定、セキュリティワイヤでの固定、のぞき見防止フィルターを張り付け、アンチウィルスソフトの定期更新手順の確認（定期的にソフトを購入してインストールするなど）が必要となります。
ネットに接続されたパソコンのハードディスクで保管する場合には、アクセス制限やパスワード設定、セキュリティワイヤでの固定、のぞき見防止フィルターを張り付け、アンチウィルスソフトの定期更新設定をオンにするしておくなどを決定しておく必要があります。

３　基本方針などの文書規定の確認

　基本方針の作成は、必須とされていますので、基本方針は作成しなければなりません。
取扱規程については、従業員１００人未満であれば作成までは必要とないとされていますが、１や２で述べた役割分担や保管手順などを明確にし、担当者が交代しても事務をスムーズに引き継ぐことができるようにするという意味で、作成しておいた方がいいでしょう。なお、取扱規程については、書籍等に参考資料として添付されているものがありますが、自社の実際の事務の流れに沿うように適宜改訂する必要があります。
また、パソコンのハードディスクで保管する場合にはアクセスログをとる、ＵＳＢメモリの場合には誰がいつどのような書類作成目的で使用したかを書面化し、責任者もその都度確認するようにしておく必要があります。

４　わからないことがあれば

　マイナンバーについて、よくわからないという場合には、書籍又はセミナーを受講する方が良いでしょう。なお、弊職も、マイナンバーのセミナー（全従業員向けと取扱担当者向けの両方をしています）をしております。

このコラムを書いた弁護士

弁護士　橘高和芳（きったか かずよし）

大阪弁護士会所属 52期／登録番号：27404
近畿税理士会所属 税理士／登録番号：130995

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